Українцям продовжують оцифровувати трудові книжки - і цей процес уже виходить на фінішну пряму. Перехід на електронний облік стажу триває кілька років, і саме зараз важливо подбати про те, щоб усі записи були внесені до державного реєстру.

Йдеться не просто про новий формат, а про систему, від якої напряму залежить майбутня пенсія. Саме електронна трудова книжка дозволяє автоматично підтверджувати стаж, уникати втрати даних і значно спрощує оформлення виплат у майбутньому.

Як мешканцям Дніпра оцифрувати трудову, що для цього потрібно та які нюанси варто врахувати - з'ясовували журналісти "Дніпро.Прес".

Що таке електронна трудова книжка і навіщо вона потрібна

Електронна трудова книжка - це цифровий аналог паперової, який зберігається в реєстрі Пенсійного фонду. У ній міститься вся інформація про трудову діяльність людини - від першого робочого місця до звільнення. Головна перевага - ці дані не можуть загубитися.

Фактично це основа для: обліку страхового стажу, призначення пенсії, перевірки даних онлайн.

Головні причини запровадження електронної трудової - наслідки війни, втрата архівів, переміщення підприємств.

До якого часу потрібно подати документи

Формально дедлайн залишається 10 червня 2026 року - це прописано в законі як кінець 5-річного перехідного періоду, який розпочався 10 червня 2021 року. Але оцифрування не зупиниться після цієї дати, воно триватиме і надалі. Якщо людина не подасть документи до 10 червня - стаж не зникне. І головне: оцифрування планують продовжити законодавчо. У Верховній Раді вже є відповідний законопроєкт.

Коментар Чечелівського відділу Пенсійного фонду у Дніпрі

За роз'ясненнями ми звернулися до найближчого сервісного центру.

Фахівчиня Тетяна Сергіївна порадила наступне:

-Не варто поспішати обов'язково оцифрувати трудову до 10 червня. Бо ми відчуваємо, що ближче до цієї дати почнеться великий ажіотаж. Аби зробити це у нашому відділі, треба взяти талончик: або електронний, або у нашому відділі. Якщо у нас сканувати, то треба мати всі документи в оригінальні. Але ми спеціально приготували й роздруківку інструкції, як самостійно подати паперову трудову на оцифрування в своєму особистому кабінеті. Зайти в нього на нашому веб-порталі. Якщо були навчання та народження дітей до 2004 року, то сфотографувати свідоцтво народження дітей та дипломи до 2004 року. Якщо після 2004-го, то ті вже всі дані є. Наші фахівці сканують, оригінали вам віддають, а відскановані документи відправляють в обробку. Обробляються дані десь місяця зо два. Протягом цього терміну повинна з'явитися оновлена цифрова трудова у вашому особистому кабінеті.

Щодо темпів оцифрування трудових у Дніпрі та регіоні - нам повідомила Алла Монахова, начальниця управління інформаційних систем та електронних реєстрів головного управління Пенсійного фонду України у Дніпропетровській області.

-На середину квітня по Україні подано на оцифрування більше 10 млн. трудових книжок. Частка нашої області - 1,3 млн. В роботі - близько 80 тисяч звернень. Робота з подання страхувальниками або застрахованими особами трудових книжок на оцифрування триватиме й надалі. Перехід на електронні трудові - це частина цифровізації державних послуг. Електронна трудова книжка - це зручно, це безпечно, це виключає ризик втратити страховий стаж в разі, якщо людина втратила паперовий варіант трудової книжки. Також це зручно й тим, що у будь-який момент можна перевірити свій стаж у власному електронному кабінеті. Для роботодавців це менше бюрократії, бо не потрібно вести паперові трудові книжки, зручніше подавати звітність. Тим людям, які вже є пенсіонерами, не потрібно подавати трудову книжку на оцифрування, бо їхній стаж вже наявний в наших системах і на підставі цих даних їм вже призначено пенсію.

Покроково, як подати трудову на оцифрування

Якщо страхувальники подають за своїх працівників, то для цього на веб-порталі передбачено кабінет страхувальника. Якщо особа сама за себе подає - це особистий кабінет. Сам процес подання однаковий в обох цих випадках: підготувати відскановані копії документів, підванатажити під заяву і кваліфікованим електронним підписом, якщо це застрахована особа, або Діяпідпис. Якщо це страхувальник, то він підписує своїм клонопідписом страхувальника.

Зверніть увагу:
- сканкопії (або якісні фото) повинні бути кольоровими
- всі записи читкі й читабельні
- відсканувати всі сторінки трудової книжки в хронологічному порядку 
- розмір файлу не повинен перевищувати 1 Мб
- в разі, якщо трудову книжку подає страхувальник, повинна обов'язково бути згода від застрахованої особи на обробку персональних даних.

Не лише трудова книжка є засвідченням страхового стажу

Якщо це період до 2004 року, можна подавати:
- диплом про навчання 
- військовий квиток 
- свідоцтво про народження дитини для жінки, якщо вона в цей період не перебувала в трудових відносинах зі страхувальником.

Перед підвантаженням трудової треба перевірити:
- ПІБ
- дату народження 
- підпис власника трудової
- підпис уповноваженої особи страхувальника, який відкривав цю трудову книжку 
- печатка цієї організації.

Якщо є нечіткі записи чи виправлення, то необхідно звернутися до страхувальника, з яким людина перебувала у трудових відносинах, для того, що вони надали уточнюючі довідки. Ці довідки так само подаються на оцифрування.

На веб-порталі можна зайти в розділ "Відомості про трудову діяльність".

Там будуть відображені всі етапи проходження трудової книжки на оцифрування. Навіть якщо є якісь зауваження, спеціалісти Пенсійного фонду, опрацьовуючи трудову книжку, пишуть ці зауваження, і особа або страхувальник, бачать ці зауваження. Їх можна виправити.

-Якщо випадає якийсь проміжок трудового стажу, то людина пише заяву до Пенсійного фонду, вказуючи в ній назву організації, в якій вона працювала, та період роботи. Й ми вже на основі цієї заяви, як державний орган, подаємо запити до цієї установи для витребування цієї довідки, - підсумовує Алла Монахова.

Досвід мешканців Дніпра

Віра, 49 років

«Я записалася через електронну чергу і буквально за 15 хвилин усе зробила. До пенсії ще далеко, але вирішила не відкладати».

Сергій, 53 роки

«Спочатку була велика черга, але я взяв талон, поїхав у справах і повернувся пізніше - мене прийняли без проблем. Усе оформили приблизно за 15 хвилин. Документи відсканували швидко, але сказали, що обробка триватиме близько місяця. Зараз бачу, що все вже в роботі. Дані починають з'являтися».

Алла, 43 роки

«Я спочатку прийшла до Чечелівського відділу Пенсійного фонду, але побачила велику чергу і зрозуміла, що чекати доведеться довго. Тому вирішила не витрачати час і поїхала до іншого відділу - Лівобережного. Там усе пройшло дуже швидко: мене прийняли майже одразу, і вся процедура оцифрування зайняла приблизно 15 хвилин».

Власний досвід

Наша журналістка також особисто пройшла процедуру оцифрування трудової книжки у Чечелівському відділі Пенсійного фонду у Дніпрі.
До відділу вона прийшла у п’ятницю після 11:00, маючи при собі всі необхідні документи. На той момент талонів вже не було.

-Я підійшла до працівників і сказала, що мені потрібно оцифрувати трудову саме сьогодні, всі документи зі мною. У відповідь почула: "А чому ви так поспішаєте? Термін оцифрування продовжено"». Я сказала, що через великі черги боюся не встигнути, мені треба сьогодні, - згадує наша співробітниця.

Працівники пішли назустріч.

-Мене записали за прізвищем, попросили сісти й зачекати. Пояснили, що приймуть після всіх відвідувачів із талонами, - каже медійниця.

Очікування виявилося тривалим - понад три години.

Втім, після цього нашу журналістку запросили до фахівця, який оперативно відсканував усі документи та подав їх на оцифрування.

-Мені сказали, що дані з’являться в особистому кабінеті приблизно протягом двох місяців, - говорить журналістка.

Наша колега каже, що поки тривало очікування, стало зрозуміло: попит на послугу залишається високим.
За час очікування вона стала свідком, що до відділу приходило багато людей саме з питання оцифрування трудової книжки.

Зокрема, одна з історій особливо запам’яталася:

-До відділу прийшла жінка-військова. Вона теж була без талона і просила прийняти її того ж дня. Пояснювала, що її можуть уже найближчим часом відправити в інше місце служби, і вона просто не встигне пройти процедуру пізніше. У підсумку працівники пішли їй назустріч. Її прийняли поза чергою, і вона змогла подати документи на оцифрування.

Отже, електронна трудова книжка поступово стає основним документом для обліку стажу в Україні. Це питання не лише зручності, а й гарантії того, що всі роки роботи будуть враховані коректно - без зайвих довідок і бюрократії у майбутньому.

Якщо у вас залишилися запитання, телефонуйте на гарячу лінію Пенсійного фонду України:
0-800-503-753 
044-281-08-70 
044-281-08-71

Юлія Клименко 
Ольга Ховрич